Pour les institutions financières, ne pas se conformer aux réglementations FATCA et CRS n’est pas une option. Pourtant, la manière dont la plupart des équipes KYC gèrent ces obligations n’est plus tenable.

Les processus KYC traditionnels ne suffisent plus

La fonction KYC (Know Your Customer) reste l’un des piliers les plus critiques et les plus complexes de la conformité réglementaire au sein des institutions financières. Des réglementations telles que le Foreign Account Tax Compliance Act (FATCA) et le Common Reporting Standard (CRS) exigent des institutions qu’elles collectent, valident et déclarent les données fiscales de leurs clients avec un niveau de précision qu’il est de plus en plus difficile d’atteindre avec les méthodes traditionnelles.

Malgré les efforts déployés pour numériser les flux de travail KYC, de nombreuses banques s’appuient encore sur des processus manuels pour répondre aux exigences de la FATCA et de la CRS. Les analystes passent des heures à traiter des PDF, des formulaires de documents manuscrits, à rechercher des signatures manquantes et à vérifier les incohérences entre les profils des clients. Ces inefficacités n’affectent pas seulement les opérations internes, elles retardent également l’intégration, augmentent le risque de non-conformité et ont un impact sur l’expérience client.

Automatisation intelligente : Changer la donne en matière de conformité

C’est ici que l’automatisation intelligente entre en jeu. Les récentes avancées en matière d’intelligence artificielle (IA), de reconnaissance optique de caractères (OCR) et d’automatisation robotique des processus (RPA) permettent de traiter les flux de travail réglementaires avec rapidité, précision et évolutivité. Appliquées de manière réfléchie, ces technologies peuvent transformer l’ensemble du cycle de vie FATCA/CRS, de la collecte des données à la soumission réglementaire.

L’OCR joue un rôle essentiel en convertissant les documents non structurés, tels que les scans, les PDF ou les formulaires manuscrits, en données structurées et lisibles par une machine. Cela permet de capturer et de valider automatiquement des champs clés tels que les numéros d’identification fiscale (NIF), le pays de résidence fiscale, la citoyenneté et les dates de naissance. Les solutions OCR peuvent également prendre en charge la saisie multilingue (anglais, néerlandais, français, etc.), ce qui est particulièrement utile dans des juridictions comme la Belgique ou le Luxembourg. En conséquence, les institutions qui améliorent les processus KYC grâce à l’OCR et à l’automatisation intelligente ont réalisé des réductions de coûts allant jusqu’à 70 % dans l’accueil des clients. En éliminant les erreurs de saisie, en réduisant la correction des erreurs, en diminuant les amendes pour non-conformité et en accélérant le processus, les institutions financières peuvent optimiser de manière significative les coûts d’onboarding.

L’intégration de la RPA apporte une couche supplémentaire de valeur en automatisant les tâches répétitives et basées sur des règles dans le cadre des processus FATCA/CRS. Les robots peuvent récupérer des formulaires à partir d’e-mails sécurisés ou des portails numériques sécurisés, extraire et valider les données clés, recouper les dossiers des clients dans les systèmes internes et déclencher des alertes en cas de champs manquants ou incohérents. Par exemple, un robot peut signaler qu’un NIF est manquant ou qu’une adresse ne correspond pas à la résidence fiscale déclarée, des tâches qui nécessitaient auparavant des heures d’examen manuel.

Une fois les données validées, la RPA peut les agréger et les transformer au format XML requis par les autorités fiscales, en appliquant le schéma correct pour FATCA ou CRS. Ces rapports peuvent ensuite être soumis par l’intermédiaire de portails gouvernementaux sécurisés, des robots enregistrant automatiquement les reçus de soumission et les horodatages pour une traçabilité complète de l’audit. Si des problèmes sont signalés lors de la soumission, comme un formatage invalide ou des champs manquants, les exceptions peuvent être acheminées vers les analystes avec des instructions claires pour y remédier. Les tableaux de bord internes peuvent être alimentés en temps réel pour assurer une supervision et un contrôle complets du processus de reporting.

Mieux encore, la combinaison de l’OCR et de la RPA avec des capacités d’IA permet une prise de décision intelligente tout au long du flux de travail. L’IA peut classer les entités, détecter les anomalies dans les déclarations fiscales et suggérer des actions correctives sur la base de modèles historiques ou de la logique réglementaire.

Ce trio : OCR, RPA et IA, offre ce que l’industrie appelle de plus en plus l’automatisation intelligente. Il offre un moyen de faire évoluer les processus de conformité sans augmenter les équipes, de garantir une plus grande intégrité des données et de respecter les délais réglementaires en toute confiance.

De la preuve de concept à la transformation à grande échelle

Aussi prometteuses que soient ces solutions, leur mise en œuvre efficace ne se résume pas à appuyer sur un bouton. Les institutions devraient commencer par réaliser une démonstration de faisabilité (POC) pour tester les performances des algorithmes d’OCR et d’IA sur des données et des types de documents réels. Il est essentiel d’évaluer la capacité de ces outils à gérer les langues locales, les formulaires manuscrits et les problèmes de qualité des données existantes.

En outre, la plupart des banques fonctionnent encore sur un mélange de systèmes hérités et de plateformes bancaires centrales. Toute initiative d’automatisation doit tenir compte des contraintes d’intégration et des limites de l’architecture des données. C’est pourquoi il est essentiel de concevoir des solutions modulaires, compatibles avec les API, qui peuvent s’intégrer dans les systèmes existants sans nécessiter de refonte complète de l’infrastructure dès le premier jour.

En résumé, l’automatisation n’est pas qu’une question d’outils : c’est une question de stratégie, de gouvernance et de gestion du changement. Les institutions qui adoptent une approche pragmatique mais tournée vers l’avenir, en testant, en adaptant et en intégrant étape par étape, seront les mieux placées pour transformer la conformité FATCA/CRS d’un centre de coûts en un levier d’excellence opérationnelle. À une époque où les exigences en matière de conformité ne cessent d’augmenter, l’automatisation intelligente n’est pas seulement une solution technique, c’est un avantage stratégique.

L’automatisation intelligente redéfinit la façon dont les institutions financières abordent les obligations FATCA/CRS, en transformant les processus manuels fragmentés en flux de travail rationalisés et intelligents.

Chez DynaFin, nous aidons les banques et les assureurs à exploiter ce potentiel grâce à des stratégies d’automatisation sur mesure qui combinent une expertise réglementaire approfondie et une technologie évolutive. Ce faisant, nous permettons à nos clients de répondre plus efficacement aux exigences de conformité et d’en faire des moteurs d’excellence opérationnelle.