Une grande institution financière européenne devait transformer ses processus Purchase-to-Pay (P2P) et Accounts Payable (AP). En mettant en œuvre Celonis Process Mining, Winning a fourni une transparence sur les inefficacités cachées, a aidé l’organisation à améliorer la conformité et la gouvernance, et a finalement débloqué plus d’un million d’euros d’économies mesurables.

Ce cas d’utilisation illustre comment combiner l’expertise technologique avec une connaissance approfondie des processus financiers pour créer un impact durable.

Le contexte

Les processus P2P et AP sont essentiels pour gérer la trésorerie, les relations avec les fournisseurs et la conformité.

Dans ce cas, le client était confronté à des retards, des erreurs et des approbations incohérentes. Les rapports SAP existants ne présentaient que des KPI fragmentés, sans donner une vue complète de la manière dont les processus fonctionnaient réellement. Les dirigeants n’avaient pas la visibilité nécessaire pour agir, mesurer l’impact financier et apporter des améliorations durables.

Le défi

L’institution était confrontée à des inefficacités récurrentes qu’il était difficile de mesurer sans disposer de données solides :

  • Factures avant les bons de commande → compromettre les politiques d’approvisionnement et créer des dépenses non conformes.
  • Réceptions de marchandises manquantes → entraînant des disparités et des problèmes de rapprochement.
  • Factures en double → risque de double paiement et de problèmes d’audit.
  • Opérations réactives → les équipes consacrent un temps excessif aux vérifications manuelles et aux reprises.
  • Absence d’indicateurs clés de performance consolidés → pas d’indicateurs fiables tels que le taux de concordance au premier passage ou le pourcentage de factures sans contact.

Le défi était clair : fournir une transparence basée sur les faits dans l’exécution P2P et AP, et favoriser le passage d’une lutte réactive contre les incendies à une optimisation proactive, basée sur les données.

L’approche

Pour relever ce défi, Winning a mis en œuvre Celonis Process Mining, créant un jumeau numérique de bout en bout des processus P2P et AP.

La première étape a consisté à intégrer les données SAP dans Celonis. Les journaux de transactions historiques ont été chargés pour établir une base de référence, tandis que des connecteurs en temps réel garantissaient que les nouvelles données affluaient continuellement dans la plateforme. Grâce à cette configuration, le client ne disposait pas seulement d’un instantané, mais d’une vue vivante et constamment mise à jour de l’exécution des processus.

Une fois les données en place, Winning a reconstruit les flux de processus réels. Au lieu de supposer que les opérations suivaient le modèle standard, l’équipe a pu visualiser chaque écart : les bons de commande créés en retard, les factures arrivant avant la réception des marchandises, les boucles d’approbation qui allongeaient les temps de cycle. Pour la première fois, les dirigeants ont pu voir avec précision où les inefficacités se produisaient et à quelle fréquence elles se répétaient.

À partir de là, Winning a développé des tableaux de bord analytiques adaptés aux différentes parties prenantes. Les cadres supérieurs ont eu accès à des indicateurs de performance clés consolidés qui étaient auparavant dispersés dans de multiples rapports. Les équipes chargées des achats ont pu analyser les cas de Maverick Buying par catégorie de fournisseurs ou par société. La comptabilité fournisseurs a bénéficié d’outils permettant de détecter et d’éviter les factures en double, grâce à une correspondance stricte et à une logique floue.

Mais la véritable avancée est venue de l’automatisation. Winning a travaillé avec le client pour concevoir des flux d’action qui transformaient les informations en mesures correctives. Lorsqu’une facture arrivait sans bon de commande, une notification était automatiquement déclenchée. Les doublons suspectés étaient signalés et acheminés directement vers les équipes AP. Au lieu de passer des heures à rechercher des erreurs, les équipes pouvaient se concentrer sur la résolution des problèmes avant qu’ils n’aient un impact financier.

Il ne s’agissait pas seulement d’une mise en œuvre technique. Winning a animé des ateliers avec les parties prenantes de l’entreprise pour s’aligner sur les KPI, attribuer la propriété et définir les voies d’escalade. Un cadre de gouvernance a été mis en place pour veiller à ce que les améliorations soient maintenues et non perdues une fois le projet initial terminé.

Les résultats

Les résultats ont été à la fois financiers et opérationnels. En quelques mois, l’institution a récupéré et évité plus d’un million d’euros de coûts, principalement grâce à la détection des factures en double.

et à la réduction des dépenses non conformes. Le taux de correspondance au premier passage s’est considérablement amélioré, réduisant le besoin d’interventions manuelles. Les cas d’achats abusifs ont diminué, ce qui a renforcé la discipline en matière d’achats.

Au-delà des chiffres, l’institution a gagné quelque chose d’encore plus précieux : la confiance dans ses processus. Les dirigeants pouvaient s’appuyer sur des données en temps réel pour contrôler la conformité et l’efficacité. Les équipes avaient une vision claire des priorités et disposaient des outils nécessaires pour agir rapidement. L’organisation est passée d’une résolution réactive des problèmes à une gouvernance proactive, intégrant l’amélioration continue dans ses opérations quotidiennes.

Le renforcement de l’environnement de contrôle a également eu des effets d’entraînement. Les conclusions des audits ont été réduites, les fournisseurs ont bénéficié de paiements plus prévisibles et la gestion du fonds de roulement s’est améliorée grâce à des prévisions plus précises des flux de trésorerie sortants. Ce qui avait commencé comme un projet technologique s’est transformé en un changement fondamental dans la manière dont l’organisation gérait les processus financiers.

Conclusion

Ce cas montre comment appliquer le Process Mining pour apporter de la transparence, de l’efficacité et des économies mesurables aux processus financiers. Il démontre que l’Hyperautomatisation n’est pas seulement un concept, mais qu’elle peut être appliquée avec succès dans un contexte financier.